Je hebt geïnvesteerd in slimmere werkprocessen. Nieuwe koppelingen, geautomatiseerde workflows, digitale checklists. De eerste weken werkt alles. Maar na drie maanden? Dan verandert er iets in je ERP, vertrekt een medewerker die het systeem snapte, of past wetgeving aan. Zonder onderhoud vervallen digitale processen net zo snel als papieren.

Wat is de Retainer?

De Retainer is doorlopende procesoptimalisatie op abonnementsbasis. Wij houden je workflows draaiend, sturen bij waar nodig en zorgen dat je systemen meegroeien met je organisatie. Geen ticketsysteem, geen wachtrij — directe lijnen met iemand die je processen kent.

Dit is geen IT-beheer. Dit is operationeel onderhoud door iemand met QMS- en regulatory-achtergrond die begrijpt waarom dat validatieformulier er zo uitziet.

Wat zit erin?

Elke maand krijg je:

• Monitoring — Werken je koppelingen, workflows en automatiseringen nog zoals bedoeld? Wij controleren proactief, niet pas als het misgaat.
• Optimalisatie — Processen bijsturen op basis van gebruik en data. Wat niet gebruikt wordt, wordt versimpeld of verwijderd. Wat knelt, wordt aangepast.
• Support — Vragen van je team, kleine aanpassingen, troubleshooting. Direct contact, geen helpdesk.
• Compliance-onderhoud — Audit-readiness bewaken. Documentatie actueel houden. Wijzigingen vastleggen volgens je QMS-eisen.
• Rapportage — Maandelijks overzicht: wat is er gedaan, wat levert het op, waar liggen kansen voor de volgende periode.

Waarom doorlopend?

Noem het het dag-91-probleem. De eerste 90 dagen na een implementatie is iedereen scherp. Daarna wordt het normaal. En “normaal” betekent: niemand kijkt meer of de automatisering nog correct triggert, of het rapport nog klopt, of de koppeling met je LIMS nog synchroniseert.

Ondertussen verandert je organisatie wél. Nieuwe medewerkers, aangepaste procedures, software-updates, gewijzigde regelgeving. Elke verandering kan een werkend proces breken — en je merkt het pas bij de volgende audit of klacht.

Doorlopend onderhoud is geen luxe. Het is het verschil tussen een eenmalig project en een blijvend resultaat.

Investering

De Retainer begint bij €500 per maand voor basismonitoring en support. Voor uitgebreidere scope — meer systemen, compliance-onderhoud, actieve optimalisatie — ligt de investering tussen €1.000 en €2.000 per maand.

Geen langlopend contract. Maandelijks opzegbaar na de eerste drie maanden. De waarde moet elke maand zichtbaar zijn, anders klopt het niet.

Wat bepaalt de prijs:

• Aantal systemen en koppelingen onder beheer
• Wel of geen compliance-/auditondersteuning
• Verwacht volume aan aanpassingen en support

In een kort gesprek bepalen we welke scope past bij jouw situatie.